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De quoi s'agit-il ?

Les copropriétés ont désormais l'obligation d'être immatriculées au sein d'un registre national d'immatriculation dans des délais qui varient selon la taille de la copropriété.

Délais de déclaration des immeubles au registre d'immatriculation des copropriétés

Taille de la copropriété	Date limite d'immatriculation
+ de 200	31 décembre 2016
+ de 50 lots et jusqu'à 200 lots de copropriété	31 décembre 2017
Jusqu'à 50 lots de copropriété	31 décembre 2018

Ce registre a vocation à faciliter la connaissance de l'état des copropriétés et prévenir la survenance de dysfonctionnements.

Les données renseignées dans ce registre permettent notamment à des institutionnels et particuliers d'accéder à des statistiques et à un annuaire des copropriétés.

Copropriétés concernées

L'obligation d'immatriculation concerne les immeubles totalement ou partiellement destinés à l'habitation quel que soit le nombre de ou le mode de gestion (syndic professionnel ou non, coopérative...).

Auteurs des déclarations

L'immatriculation de la copropriété est faite par :

• le syndic en exercice, l'ancien syndic à l'occasion du changement de représentant légal du syndicat, le syndic provisoire lors de la constitution de la copropriété,
• l'administrateur provisoire désigné par le tribunal de grande instance (TGI) lorsque le syndicat est dépourvu de syndic,
• le mandataire ad hoc de copropriété lorsque cette dernière est en difficulté,
• le notaire en cas de mise en copropriété d'un immeuble ou lors de la vente d'un lot.

La personne qui accomplit la démarche est désignée comme le télédéclarant.

Procédure de déclaration

Le télédéclarant doit créer un compte sur le site du registre national d'immatriculation des copropriétés.

Téléservice : Créer un compte pour immatriculer une copropriété

Depuis ce compte, on peut effectuer l'immatriculation initiale ou la mise à jour des données après avoir rattaché son compte à la copropriété lorsque le télédéclarant en détient un.

Pour les copropriétés existantes au 1^er janvier 2017, ce rattachement est effectué automatiquement par l'Agence nationale de l'habitat (Anah) qui est désignée comme étant le teneur du registre national.

L'immatriculation initiale est par principe faite par le syndic. Toutefois, le notaire peut intervenir pour immatriculer la copropriété lors de la mise en copropriété d'un immeuble et en cas de vente de lot(s).

* Cas 1 : Immatriculation initiale d'une copropriété existante

Lors de l'immatriculation, le télédéclarant doit apporter des informations sur la copropriété parmi lesquelles :

• des données d'identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de copropriété, nom du syndic...),
• des données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et impayés...),
• des données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d'ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l'immeuble...),
• des informations sur d'éventuelles difficultés au sein de la copropriété (désignation d'un mandataire ad hoc ou d'un administrateur provisoire, existence de mesures de sauvegarde...).

* Cas 2 : Immatriculation initiale d'un immeuble mis en copropriété

Lors de l'immatriculation, le notaire doit reporter les données d'identification du syndicat de copropriétaires (nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires, nombre et nature des lots de la copropriété, nom du syndic...) sur le registre national.

S'il en a connaissance, il doit également reporter :

• les données financières (exercice comptable, montant du budget prévisionnel, provisions pour travaux, dettes du syndicat à l'égard des fournisseurs et impayés...),
• les données sur le bâti (nombre de bâtiments avec leur étiquette énergétique si elle est disponible, nombre d'ascenseurs, période de construction nature du chauffage de l'immeuble...).

Ces démarches doivent être accomplies en même temps que les formalités de publication :

• du règlement de copropriété,
• et de l'état descriptif de division identifiant chaque lot de copropriété.

* Cas 3 : Vente de lot(s) de copropriété

Le notaire effectue l'immatriculation d'office au moment de la vente de lot(s).

Actualisation des données

Mise à jour annuelle

Chaque année, le syndic ou l'administrateur provisoire doit actualiser les informations détenues dans le registre.

La mise à jour des données financières doit être faite dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée générale au cours de laquelle les comptes de l'exercice clos ont été approuvés.

Si le contenu d'autres informations change, elles sont actualisées au même moment que pour les données financières, c'est-à-dire dans les 2 mois suivant la tenue de l'assemblée.

Mise à jour pour événements particuliers

Les événements conduisant à la disparition du syndicat de copropriétaires doivent également être actualisés. Exemples :

• division entraînant création de syndicats séparés,
• expropriation pour cause d'utilité.

Conséquences en l'absence d'immatriculation

En l'absence d'immatriculation de la copropriété, le syndic peut être de le faire par :

• l'Anah,
• n'importe quel copropriétaire,
• ou toute personne ayant un intérêt.

Si le syndic n'immatricule pas la copropriété dans un délai d'un mois suivant la mise en demeure, l'Anah peut lui appliquer une astreinte de 20 € par lot de copropriété et par semaine de retard.

À savoir : l'absence d'immatriculation ou d'actualisation des données déclarées empêche le syndicat de copropriétaires de bénéficier de certaines subventions (Anah, éco-prêt à taux zéro).